FAQ Lohn- und Gehaltsbuchhaltung – ein Leitfaden für Start-Ups und KMUs

Man doing his accounting financial adviser workingWer ein Start-Up oder ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führt, will sich eigentlich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Doch um einige unliebsame Aufgaben kommt er dennoch nicht herum. Eine davon ist die korrekte Abrechnung und Dokumentation von Mitarbeitergehältern.

Diese ist deswegen besonders aufwändig, weil sie sich kaum standardisieren lässt. Man muss nicht nur bezüglich der gesetzlichen Bestimmungen immer auf dem Laufenden sein; auch jede Veränderung im Leben der Mitarbeiter – etwas Hochzeiten, Geburten von Kindern oder Kirchenaustritte – müssen berücksichtigt werden.

Die wichtigsten Fragen rund ums Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung werden hier beantwortet:

1. Was muss der Arbeitgeber beachten?

Als Arbeitgeber ist man dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern schriftlich Auskunft über die Lohnzahlungen zu geben. Außerdem müssen entsprechende Abgaben an die Sozialversicherung und an die Finanzämter abgeführt sowie die entsprechenden Bescheinigungen ausgestellt werden. All das muss fristgerecht geschehen. Darüber hinaus muss bei diesen Unterlagen die Aufbewahrungspflicht eingehalten werden.

2. Was muss in die Gehaltsabrechnung?

Die Bescheinigung setzt sich aus diversen Angaben zusammen, die in der Entgeltbescheinigungsordnung festgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem der Abrechnungszeitraum sowie die Zusammensetzung des für diesen Zeitraum gezahlten Lohns. Außerdem müssen das Nettogehalt sowie gegebenenfalls Art und Höhe von Zuschlägen oder Abzügen angegeben werden.

3. Was passiert, wenn man Fehler macht?

Das kommt ganz darauf an, um welche Art von Fehlern es sich handelt. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass bei der Gehaltsabrechnung alles seine Richtigkeit hat und alle Abgaben korrekt abgeführt werden. Eine falsche Lohnsteuer ist dabei nicht so gravierend wie den Beitrag zur Sozialversicherung zu vergessen, da man in diesem Fall nur für einen begrenzten Zeitraum die Möglichkeit hat, sich sein Geld zurück zu holen. Trotzdem sollte einem seriösen Unternehmer bei der Lohnbuchhaltung kein Fehler unterlaufen – allein schon aus Eigeninteresse. Nichts ist lästiger, als unnötig seinem Geld hinterher zu laufen.

4. Worauf sollte man noch achten?

Man sollte immer dafür sorgen, dass Gehaltszahlungen sowie die dazugehörigen Abrechnungen pünktlich, transparent und verständlich von Statten gehen. Der Arbeitnehmer soll klar nachvollziehen können, woraus sich sein Lohn zusammensetzt und welche Abgaben in welcher Höhe zu leisten sind.

Wer hier schlampig arbeitet, nimmt billigend in Kauf, dass er seine Angestellten frustriert und damit das Betriebsklima gefährdet. Das wirkt sich nicht nur auf die Motivation und die Leistung der Mitarbeiter aus, sondern wirft oft auch nach außen hin ein schlechtes Licht auf das Unternehmen.

5. Wie kann man die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung möglichst einfach gestalten?

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von speziell entwickelten Buchhaltungsprogrammen, die es auch Laien erlauben, ohne großen Aufwand oder eine monatelange Einarbeitung eine korrekte Lohnbuchhaltung zu betreiben. Viele davon, wie Lohn und Gehalt premium von Lexware, werden auch von erfahrenen Buchhaltern verwendet. Sie sind nämlich nicht nur intuitiv und benutzerfreundlich gestaltete, sondern verfügen auch über alle Funktionen, die für eine gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung wichtig sind.

6. Was, wenn man trotzdem Hilfe braucht?

Wer mit dem Zahlen- und Vorschriftendschungel, den die Buchhaltung mit sich bringt, überhaupt nicht zurechtkommt, kann sich externe Hilfe ins Haus holen. Dazu kann man entweder einen Buchhalter anstellen, der sich um alles kümmert, oder diese Aufgabe an einen externen Dienstleister auslagern. Ob es sinnvoll ist, die damit verbundenen Mehrkosten zu zahlen, muss jeder Unternehmer für sich selbst entscheiden. Ein Vorteil ist in jedem Fall, dass man sich sicher sein kann, das die aktuellen rechtlichen Bestimmungen stets eingehalten werden.

Bild: bigstockphoto.com / Yurolaitsalbert

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